Semua kegiatan yang ingin mendapatkan hasil maksimal harus didahului melalui perencanaan. Sebagaimana pemeo yang mengatakan: jika mengerjakan sesuatu tanpa perencanaan sama atinya dengan merencanakan kegagalan. Begitu pentinganya sebuah perencanaan sehingga dalam manajemen selalu unsur perencanaan menjadi bagian penting.

Perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi.

Di bidang produksi program siaran perencanaan biasanya dibagi menjadi beberapa hal, yakni penentuan tujuan media penyiaran, mempersiapkan rencana dan strategi, pemilihan sekumpulan kegiatan, dan memutuskan apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa.

Pertama, penentuan tujuan media penyiaran. Seperti disinggung di atas posisi Anda saat ini menjadi content creator sehingga memproduksi sebuah program nantinya akan ditayangkan di media apa? Apakah di stasiun televisi, website (portal) tertentu ataukah di saluran youtube. Dengan mengetahui tujuan media penyiaran maka perencanaannya harus lebih spesifik karena konten untuk stasiun televisi berbeda dengan saluran youtube.

Kedua, menyiapkan rencana dan strategi. Ini kaitannya dengan ide, tema, proses, dan sasaran program. Ketiga, pemilihan sekumpulan kegiatan yang bertujuan meproduksi konten yang menarik. Terakhir, menentukan apa yang harus dilakukan, meliputi kapan materi akan diproduksi dengan embuat jadual produksi. Bagaimana prosesnya meliputi aspek praproduksi, produksi, dan pascaproduksi. Dikerjakan oleh kru yang sejak awal sudah sepakat untuk memproduksi dalam tim.

Perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi.

Sebagai sebuah proses maka parencanaan dibagi menjadi beberapa tahapan, yakni  survey riset khalayak (potensi audience/ pendengar) oleh lembaga survey (statistik, AC Niellsen) untuk menetukan STPFP (Segmentasion, Targetting, Positioning, Formating, dan Programming). Setelah riset khalayak maka bisa dilanjutkan dengan FGD (Focus Group Discussion)

Pertimbangan menggunakan konsep STPFP merupakan sarana untuk efisiensi kerja karena Segmentasi berdasar pada penilaian khalayak pendengar yang meliputi demografi, geografi, psikografi, behavior. Targetting berdasar pada perilaku khalayak yang ditargetkan. Positioning merupakan bagaimana kita melihat audience mind awareness. Formatting adalah bagaimana format acaranya. Programming yaitu bagaimana penyusunan acara.

Menurut Creative Education Foundation pengertian kreatif adalah suatu kemampuan yang dimiliki seseorang (atau sekelompok orang) yang memungkinkan mereka menemukan pendekatan-pendekatan atau terobosan baru dalam menghadapi situasi atau masalah tertentu–yang biasanya tercermin dalam pemecahan masalah–dengan cara yang baru atau unik yang berbeda dan lebih baik dari sebelumnya.

Sebelum sebuah program televisi diproduksi, aspek perencanaan produksi sebuah program penting. Dilihat dari epistimologisnya perencanaan diartikan sebagai proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi

Menurut Yusuf Abu Hasan, secara umum di bawah ini akan dijelaskan pengertian masing-masing fungsi manajemen  POLC, yakni fungsi Perencanaan/ Planning. Fungsi perencanaan adalah suatu kegiatan membuat tujuan organisasi dan diikuti dengan membuat berbagai rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan tersebut.

Semetara fungsi Pengorganisasian/ Organizing suatu kegiatan pengaturan pada sumber daya manusia dan sumberdaya fisik lain yang dimiliki organisasi untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta menggapai tujuan organisasi.

Fungsi Pengarahan/ Directing/ Leading adalah suatu fungsi kepemimpinan manajer untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja secara maksimal serta menciptakan lingkungan kerja yang sehat, dinamis, dan lain sebagainya.

Fungsi Pengendalian/ Controling, yakni suatu aktivitas menilai kinerja berdasarkan standar yang telah dibuat untuk kemudian dibuat perubahan atau perbaikan jika diperlukan.

Menurut Fred Wibowo dalam bukunya Dasar-Dsar Produksi Program Televisi disebutkan, merencanakan sebuah produksi program TV, seorang produser profesional akan dihadapkan pada lima hal sekaligus yang memerlukan pemikiran mendalam, seperti materi produksi, sarana produksi (equipment), biaya produksi (finansial), organisasi pelaksana produksi, dan tahapan pelaksanaan produksi.

Berpikir tentang produksi televisi bagi seorang produser profesional berarti mengembangkan gagasan bagaimana materi produksi itu dapat menjadi suatu sajian yang bernilai, yang memiliki makna. Apa yang disebut nilai itu akan tampil apabila sebuah produksi acara bertolak dari suatu visi. Dengan kata lain, produksi yang bernilai atau berbobot hanya dapat diciptakan oleh seorang produser yang memiliki visi.

Adakah produser yang tidak memiliki visi? Tentu saja setiap produser atau pengarang selalu memiliki visi. Masalahnya apakah visi itu tumbuh dari suatu acuan mendalam yang bermuara pada orientasi, ideologi, religi, dan pemikiran- pemikiran kritis atas sarana yang dipakai untuk menampilkan materi produksi. Atau apakah visi itu sekadar mengikuti arus yang sedang mengalir. Yang kedua itu pun boleh disebut visi, namun tidak memiliki landasan yang kuat. Sekadar ikut-ikutan atau mengikuti arus boleh disebut tanpa visi.

Bertolak dari dorongan kreativitas, seorang produser yang menghadapi materi produksi akan membuat seleksi. Pada seleksi ini intelektualitas dan spiritualitas secara kritis menentukan materi mana yang diperlukan dan mana yang tidak. Kemudian akan lahir ide atau gagasan. Dilengkapi dengan materi atau bahan lain yang menunjang ide ini, akan tercipta naskah untuk produksi. Naskah inilah bahan dasar yang perlu dipikirkan oleh seorang produser ketika ia akan mulai berproduksi.

Hasil produksi yang memiliki visi akan tampak sikapnya. Sikap inilah kekhasan dan keunikan dari produksi itu. Produksi yang tidak memiliki kekhasan atau keunikan berarti produksi kodian, tidak menarik dan biasa-biasa saja. Tidak memukau dan mempesona. Tidak mampu stop the eyes and the ears.

Materi Produksi

Bagi seorang produser,  materi produksi dapat berupa apa saja. Kejadian, pengalaman, hasil karya, benda, binatang, manusia merupakan bahan yang dapat diolah menjadi produksi yang bermutu. Seorang produser profesional dengan cepat mengetahui apakah materi atau bahan yang ada di hadapannya akan menjadi materi produksi yang baik atau tidak. Seorang produser ketika ia berhadapan dengan suatu karya cipta, seperti musik, lagu atau lukisan, gagasgnnya mulai tergerak. Bahan yang berada di hadapannya akan merangsang kepekaan kreatifnya. Kemudian dengan segera ia melihat apakah musik,1agu atau lukisan itu dapat dicipta menjadi suatu program musik atau program bunga rampai (feature) yang menarik.

Kepekaan kreatif dalam melihat materi produksi ini, dimungkin- kan oleh pengalaman, pendidikan, dan sikap kritis. Selain itu, visi akan banyak menentukan kesanggupannya menjadikan materi produksi itu berkualitas. Visi sangat menentukan pilihan materi produksi. Seorang produser yang tidak memiliki visi akan memilih materi produksi sembarangan saja. Namun, seorang produser yang bervisi akan memilih materi produksi sangat selektif dan kritis. la sungguh-sungguh memilih materi yang bermutu dan bernilai sebab hanya materi yang bagus yang dapat diolah menjadi suatu produksi yang berbobot.

Suatu kejadian yang istimewa biasanya merupakan materi produksi yang baik untuk program-program dokumenter atau sinetron. Tentu saja kejadian itu masih harus dilengkapi dengan latar belakang kejadian dan hal-ha1 lain yang perlu, untuk menjadikan program itu sebuah program yang utuh. Untuk itu, masih diperlukan riset yang lebih mendalam agar semua data yang bersangkut-paut dengan materi produksi itu lengkap. Semakin lengkap data yang diperoleh semakin kejadian itu lebih mudah diolah menjadi program yang baik.

Dari hasil riset materi produksi muncul gagasan atau ide yang kemudian akan diubah menjadi tema untuk program dokumenter atau sinetron (film TV). Mungkin juga gagasan itu langsung menjadi konsep program, seperti gebyar dan gelar musik, tari atau program

berpengaruh pada penentuan jumlah kerabat kerja (crew) dan perencanaan anggaran produksi production budget).

Sarana Produksi

Sarana produksi yang menjadi penunjang terwujudnya ide menjadi konkret, yaitu hasil produksi. Tentu saja diperlukan kualitas alat standar yang mampu menghasilkan gambar dan suara secara bagus. Kepastian adanya peralatan itu mendorong kelancaran seluruh persiapan produksi.

Produser menunjuk seseorang yang diserahi tanggung jawab tersedianya seluruh peralatan yang diperlukan. Untuk itu, sebuah daftar lengkap (equifiment list ) dari seluruh peralatan yang dibutuhkan harus dibuat.

Ada tiga unit pokok peralatan yang diperlukan sebagai alat produksi, yaitu unit peralatan perekam gambar, unit peralatan perekam suara dan unit peralatan pencahayaan. Sebaiknya setiap unit memiliki daftar peralatan (equipment list) sendiri-sendiri. Daftar itu setiap kali dapat dipakai untuk mengecek kelengkapan peralatan. Daftar itu dipakai untuk meneliti kembali ketika produksi selesai dan peralatan harus dikembalikan lagi dengan lengkap. Kualitas standar dari ketiga unit peralatan ini menjadi pertimbangan utama seorang produser ketika dia mulai dalam perencanaan produksinya. Selebihnya berfungsi sebagai peralatan penunjang produksi. Seperti alat transportasi untuk produksi luar studio dan unit studio dengan dekorasi untuk produksi dalam studio.

Pertimbangan penggunaan peralatan dan jumlahnya bergantung pada program yang akan diproduksi. Produksi musik life show memerlukan jumlah peralatan berlipat untuk setiap unit dibandingkan dengan produksi Elektronic News Gathering (ENG) untuk liputan berita yang sering kali hanya menggunakan satu kamera, satu mike, dan satu lampu. Di dalam perencanaan, daftar peralatan berikut ini perlu dibuat untuk mengetahui jumlah dan macam peralatan yang dipakai. Sebab jumlah dan macam peralatan yang dipakai ini, kemudian peralatan, memang lebih baik daripada terus membeli dan satu tahun kemudian sudah harus diganti. Menyewa peralatan sering lebih ekonomis. Setiap produser akan insyaf bahwa mereka tidak boleh bergantung padaqeralatan supercanggih yang terus berganti. Proses kreatif ditentukan bukan oleh peralatan, melakukan oleh kemauan dan kemampuan kreatif.

Akhirnya yang terpenting, the man behind the gun. Betapa pun kecanggihan peralatan, di tangan seorang yang hanya terampil tanpa kreativitas dan visi, alat itu sulit menghasilkan sesuatu yang bernilai. Sebaliknya, di tangan seorang yang terampil dan memiliki visi, alat menjadi sarana yang mampu menyajikan hasil produksi secara maksimal: bermutu dalam kualitas, bernilai dalam bobot.

Biaya Produksi

Tidak terlalu sederhana merencanakan biaya untuk suatu produksi. Dalam hal ini, seorang produser dapat memikirkan sampai sejauh mana produksi itu kiranya akan memperoleh dukungan finansial dari suatu pusat produksi atau stasiun televisi. Oleh karena itu, perencanaan budget atau biaya produksi dapat didasarkan pada dua kemungkinan, yaitu financial orinted dan  quality oriented.

  1. Finonciol Oriented

Perencanaan biaya produksi yang didasarkan pada kemungkinan keuangan yang ada. Kalau keuangan terbatas berarti tuntutan-tuntutan tertentu untuk kebutuhan produksi harus pula dibatasi, misalnya tidak menggunakan artis kelas satu yang pembayarannya mahal; menggunakan lokasi shooting yang tidak terlalu jauh; konsumsi yang tidak terlalu mewah. Segala sesuatunya didasari atas kemungkinan keuangan.

  • Quality Oriented

Perencanaan biaya produksi yang didasarkan atas tuntutan kualitas hasil produksi yang maksimal. Dalam ha1 ini, tidak ada masalah keuangan. Produksi dengan orientasi budget semacam ini biasanya produksi prestige. Produksi yang diharapkan men- datangkan keuntungan besar, baik dari segi nama maupun finansial. Atau produksi yang diharapkan menjadi produksi yang sangat bernilai dan berguna bagi masyarakat. Untuk menghasilkan kualitas yang paling tinggi dari produksi itu produser boleh melibatkan semua orang nomor satu di bidangnya.

Apabila salah satu peralatan tidak ada padahal sudah diketahui dalam shooting alat itu diperlukan untuk pengambilan jenis-jenis hama tanaman maka petugas yang ditentukan harus berusaha untuk memperolehnya, apakah dengan menyewa ataukah dengan membeli. Pada dasarnya alat tidak boleh menjadi penghambat berlangsungnya proses kreatif dalam produksi. Meskipun bobot produksi sama sekali tidak ditentukan oleh kecanggihan peralatan. Ukuran standar, lalu selebihnya kreativitas pribadi atau tim yang menangani peralatan itu.

Menentukan biaya produksi suatu program TV dengan video bagi produser atau manajer siapa pun merupakan hal yang rumit. Banyak faktor tak terduga yang sewaktu-waktu dapat terjadi. Suatu produksi TV dengan video di luar studio tidak hanya bergantung pada faktor manusia, melainkan faktor alam juga mengambil peranan penting, seperti cuaca, lingkungan, dan musim.

Selain itu, bukan mustahil terjadi kecelakaan dalam shooting atau kerusakan dan kehilangan peralatan yang harus diganti. Mundurnya suatu jadwal shooting atau kalau terjadi penundaan, itu berarti akan membengkaknya biaya produksi. Oleh karena itu, pos tidak terduga dalam perencanaan sebuah produksi program TV dengan video biasanya sebesar seperempat dari biaya produksi.

Produser yang tidak berani spekulatif biasanya mengalokasikan pos tak terduga ini sebesar sepertiga dari seluruh biaya produksi. Biaya sewa atau penggunaan peralatan, pembayaran berdasarkan kontrak pada para artis, sewa lokasi dan material produksi (kaset video, film) termasuk biaya tetap lfixed cost).

 Sementara itu, transportasi, akomodasi, konsumsi termasuk biaya tak tetap (portable cost). Akomodasi dan konsumsi bergantung dari situasi harga setempat, sementara transportasi tergantung dari frekuensi kesibukan. Biaya tak terduga harus diperhitungkan minimal seperempat dari seluruh biaya produksi.

Merencanakan anggaran (budget) merupakan suatu hal yang tidak begitu mudah. Seluruh unsur yang memerlukan biaya harus dihitung dan tidak boleh terlupakan; oleh siapa dan dari mana biaya itu akan dibayarkan. Oleh karena itu, kita perlu mempunyai lembar perencanaan anggaran yang dipakai untuk  memperhitungkan semua biaya, berdasarkan pemilihan naskah (script brekdown)

Apabila produksi berorientasi pada kemungkinan keuangan yang ada (financial oriented) maka jumlah biaya produksi yang sudah jelas itu harus diurai sehingga memenuhi semua kebutuhan termasuk biaya tak terduga. Apabila produksi berorientasi pada kualitas produksi (quality oriented) maka anggaran dapat disusun dengan kemungkinan yang lebih longgar dan fleksibel.

Agar semua kebutuhan tidak terlupakan, lembar perencanaan anggaran berikut ini dapat memberi gambaran kebutuhan apa dan berapa biaya kebutuhan itu. Dengan perhitungan biaya yang dibuat bukan berarti langsung membuat keputusan terakhir untuk me- netapkan pemain, lokasi, peralatan, dan crew. Anggaran ini menyangkut beberapa honor.*